الفصل الأول: تعاريف عامة

يسمى هذا النظام: النظام المالي لمؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان ويعمل به من تاريخ إقراره من قبل مجلس الإدارة والجمعية العمومية.
مادة (1)
تسري أحكام هذا النظام على الأمور المالية لمؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان أو المتعلقة بها. مادة (2)
في تطبيق هذا النظام يكون للكلمات والعبارات التالية المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على خلاف ذلك:

·        الجمعية: لمؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        الجمعية العمومية: لمؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        مجلس الإدارة: مجلس إدارة مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        الرئيس: رئيس مجلس إدارة مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        نائب الرئيس: نائب رئيس مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        أمين الصندوق: هو الشخص الذي يشغل منصب أمين الصندوق من بين أعضاء مجلس إدارة مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        أمين الخزينة: هو أمين خزينة مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        المدير التنفيذي: هو المدير التنفيذي لمؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان

·        منسق الدائرة: هو منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية في مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان.

·        الدائرة: هي دائرة الشئون الإدارية والمالية في مؤسسة بسمة أمل لرعاية مرضى السرطان.

مادة (3)
الفصل الثاني: أحكام عامة
تبدأ السنة المالية للجمعية من الأول من شهر يناير من كل عام وتنتهي في الواحد والثلاثين من  ديسمبر من نفس السنة. مادة (4)
يتم اعتماد مبدأ الاستحقاق كنظام للمحاسبة مع مراعاة ما يلي :

أ‌- مدخرات العاملين ومستحقاتهم تعتبر مصروفات مستحقة على المؤسسة ويجب فتح حساب مستقل لذلك.

ب‌- إذا كانت التبرعات تخص أكثر من فترة محاسبية تعتبر إيرادات مقدمة.

ت- يتم إعداد القوائم المالية التي تطلبها وزارة الداخلية وأية تقارير مالية خاصة تتفق ومتطلبات إدارة الجمعيات بما لا يخالف أي بند من بنود هذا النظام.

مادة (5)
أ‌-     يكون الشيكل الجديد هو العملة الرسمية لأغراض الإثبات الدفتري والمحاسبة وإعداد التقارير المالية سواء شهرية أو سنوية أو خلاف ذلك, ويتم معادلة عملات التعامل الأخرى إليها عند إجراء القيود الدفترية وذلك حسب سعر الصرف السائد في ذلك التاريخ (بنك أو جريدة)،  ويتم استخراج فروق التقييم سواء كانت دائنة أو مدينة ويتم تسويتها في حساب الإيرادات والمصروفات.

ب‌-  التبرعات بالعملات الأجنبية يتم تسجيلها حسب سعر الصرف في البنك في تاريخه وتعالج الفروق في حساب مستقل يسمى ح/ فروق تحويل العملات ويكون تابعاً للمصروفات الإدارية.

ج- يجوز إعداد الحسابات الختامية وأية تقارير مالية أخرى لتقديمها لجهات ممولة أو متبرعة وذلك باستخدام عملات أخرى حسب ما يراه مجلس الإدارة مناسبا وباستخدام سعر الصرف السائد في تاريخ إعداد التقرير.

مادة (6)

 

يجب إظهار جميع الاتفاقات المالية للمشاريع أو البرامج الموقعة مع الجهات الممولة موضحا فيها مبلغ التمويل الإجمالي وجدول التدفقات النقدية وأي مراسلات تخص المشروع مع الجهات الممولة، والاحتفاظ بها في مقر الجمعية. كما يجب صرف المنح والهبات وعائد الوقفيات لما خصصت لها حسب الاتفاق مع المانح أو المتبرع. مادة (7)
يتم وضع الضوابط والتعليمات الرقابية التي تكفل تجنب الأخطاء والانحرافات وتعمل على كشفها وتصويبها مع السرعة والفعالية في الإنجاز, وتشمل الرقابة الداخلية للدورة المستندية ومتابعة الارتباطات والاستحقاقات والمدفوعات والمتحصلات والخزينة والسلف والعهد المؤقتة والمستديمة, سواء كانت نقدية أو عينية, ويصدر بهذه الضوابط قرار من مجلس الإدارة. مادة (8)
الفصل الثالث: الواجبات والمسئوليات
أمين الصندوق هو المسئول الأول عن أموال الجمعية, وهو آمر الصرف الأساسي فيها والمفوض بفتح حسابات أو اعتمادات أو تسهيلات بنكية لصالح الجمعية . مادة (9)
دائرة الشئون الإدارية والمالية هي الجهة المخولة بقبض أموال الجمعية وتحصيلها ودفع الالتزامات المالية المترتبة عليها وإثبات المعاملات المتعلقة بها, وذلك طبقا للقوانين والأنظمة والسياسات واللوائح والإجراءات التي تقرها الجمعية والقرارات والتعليمات الصادرة بمقتضاها. مادة (10)
منسق الدائرة هو المسئول المباشر عن الموظفين في دائرة الشئون الإدارية والمالية ويكون مسئولا أمام المدير التنفيذي وأمام مجلس الإدارة عن حسابات الجمعية ومعاملاتها المالية والسجلات الخاصة بها وعن أموال الجمعية التي تخضع لمسئولية دائرته. مادة (11)
كل موظف في الدائرة مسئول شخصيا عن أي خسارة مادية تلحق بالجمعية جراء خطأ أو إهمال ارتكبه, وتقوم الجمعية بتحصيلها منه بالطريقة التي تراها مناسبة. مادة (12)
ا- تخضع جميع القيود والسجلات والمستندات المالية والعمليات المتعلقة بدائرة الشئون الإدارية والمالية إلى عملية تدقيق حسابات خارجية, وداخلية, وعليه فإن على موظفي الدائرة تقديم كل ما يطلب منهم من مستندات وتقارير ومعلومات للجهة المختصة القائمة على تنفيذ عملية التدقيق. مادة (13)
ب- المدقق الخارجي تعينه الجمعية العمومية والمدقق الداخلي يعين بقرار من مجلس الإدارة.

ج- يعتبر قسم التدقيق الداخلي إن وجد جزءا من دائرة الشئون الإدارية والمالية ويقدم المدقق الداخلي تقريره إلى المدير التنفيذي مباشرة.

 
يقدم منسق الدائرة للمدير التنفيذي تقريرا شهريا (أو كلما اقتضت الضرورة ذلك) عن الوضع المالي للجمعية, كما يقوم بتقديم ما يلزم من تقارير لضمان حسن سير العمل بالجمعية, سواء كان ذلك للمدير التنفيذي أو لمجلس الإدارة. مادة (14)
مجلس إدارة الجمعية هو الجهة الوحيدة المخولة بقبول أو رفض التبرعات حسب ما يراه مناسبا ومسترشدا بما نص عليه قانون الجمعيات ( وزارة الداخلية) فيما يتعلق بهذا الموضوع. مادة (15)
ا- تحفظ أموال الجمعية في البنوك التي تتعامل معها الجمعية, أما السلفة التي في عهدة أمين الخزينة فتحفظ في صندوق مخصص لذلك (ضد الحريق وذو أرقام سرية بالإضافة إلى المفتاح) داخل الجمعية, ويحظر حفظ أية أموال أو أشياء أخرى لا تعود للجمعية في هذا الصندوق.

ب- يحدد السقف الأعلى للأموال المسموح وجودها في الصندوق (عهدة أمين الخزينة) بمبلغ خمسمائة (500) شيكل.

ج- يتخذ أمين الخزينة كافة الإجراءات اللازمة لترصيد حساب الصندوق يوميا قبل انتهاء فترة الدوام الرسمي وإيداع الأموال المحصلة في البنك الذي تتعامل معه الجمعية في موعد لا يتجاوز اليوم التالي, وإن تعذر إيداع الأموال في ذلك اليوم لأي سبب من الأسباب فيتم الإيداع في اليوم التالي.

د- يكون لمفتاح الصندوق نسخة أصلية وأخرى احتياطية, وتبقى النسخة الأصلية مع أمين الصندوق, ويسلم أمين الصندوق المفتاح لمن ينوب عنه في حال غيابه, و لا يجوز لأي موظف حيازة أكثر من مفتاح واحد.

ه- تحفظ النسخة الاحتياطية من المفتاح والأرقام السرية للخزينة في مغلف محكم الإغلاق و مشموع لدى رئيس الجمعية.

و- إذا فقد أو تلف المفتاح يجب على الموظف المسئول أن يبلغ منسق الدائرة فورا بذلك, ويقدم تقريرا مفصلا بالواقعة وأسبابها, ويتعين على منسق الدائرة عندئذ وقف استعمال الصندوق فورا و اتخاذ الإجراءات اللازمة لحفظ موجودات الصندوق.

ز – يجب مسك سجل خاص بالمفاتيح الخاصة بخزينة الجمعية (الصندوق) وإثبات عمليات الاستلام والتسليم.

ح- لا يجوز نقل عهدة مفاتيح خزينة الجمعية من موظف إلى آخر إلا بموافقة (خطية) و حضور منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية.

ط- إذا توفي أي موظف مسئول عن الخزينة أو تعذر وصوله إلى عمله لأي سبب من الأسباب و لم يكن بالإمكان تسلم رصيد الصندوق, يكلف الرئيس لجنة مكونة من منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية وشخصين آخرين يختارهما الرئيس لفتح الصندوق وجرد محتوياته وتنظيم شهادة بذلك من ثلاثة نسخ, إحداها تعطى للشخص الذي تولى مسئولية الصندوق وأخرى ترسل للرئيس والثالثة تحفظ في محضر الواقعة.

مادة (16)
مجلس الإدارة هو الجهة الوحيدة المخولة بتحديد قواعد منح السلف المستديمة والمؤقتة واستخداماتها وتسويتها, مسترشدا بما نص عليه قانون الجمعيات (إن وجد ما ينص على ذلك) فيما يتعلق بهذا الموضوع.  

مادة (17)

لا يجوز لأي موظف في الجمعية مهما كان مسماه الوظيفي أو رتبته الإدارية أن يصدر تعليمات شفوية أو مكتوبة أو يصدر عنه تصرفات تخالف هذا النظام أو أي جزئية منه, ومن يفعل ذلك يكون تحت طائلة المسئولية. مادة (18)
 
الفصل الرابع: إيرادات الجمعية ومقبوضاتها
أ‌-    تتكون إيرادات الجمعية من:

–   اشتراكات الأعضاء.

–   إيرادات الأنشطة المختلفة للجمعية.

–   التبرعات المحلية والدولية, بشرط أن لا تخالف أهداف الجمعية وان لا تكون مشروطة بما يخالف أهداف وقوانين الجمعية أو القانون الفلسطيني بشكل عام أو تضر بمصلحة فلسطينية.

–   أية إيرادات أخرى يقرها مجلس الإدارة بشرط أن لا تخالف أهداف الجمعية وان لا تكون مشروطة بما يخالف أهداف و قوانين الجمعية أو القانون الفلسطيني بشكل عام أو تضر بمصلحة فلسطينية.

–   تبرعات عينية أو مشاريع تنفذها جهات خارجية (محلية أو دولية) لصالح الجمعية, يراعى فيها ما نص عليه هذا النظام.

ب‌- يتم قبض الأموال لصالح الجمعية بموجب إيصالات قبض يستلم الدافع نسخة منها وترقم إيصالات القبض تسلسليا ويجري قيدها في الحساب المخصص لذلك وتثب في السجلات وفق تسلسلها, و يجب اعتماد سندات القبض من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية قبل استخدامها. كما أن استخدام إيصالات قبض غير مختومة من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية تعتبر مخالفة قانونية..

ت‌- لا يجوز بأي حال من الأحوال قبض أي مبلغ خاص بالجمعية إلا بموجب سند قبض, متضمنا التفاصيل والبيانات والإيضاحات الكافية حسب ما تنص عليه الفقرة (ث) من هذه المادة من هذا القانون.

ث- عند استلام الإيراد يجب أن يصدر سند القبض من ثلاثة نسخ (أصل و صورتين) و يشترط أن يحتوي على المعلومات التالية:

–         اسم الجمعية وشعارها وعنوانها كاملا.

–          رقم مسلسل.

–         تاريخ القبض.

–         المبلغ بالأرقام والحروف.

–         نوع العملة.

–         سبب الدفع (نوع الإيراد).

–         اسم المستلم و توقيعه.

–         ختم الجمعية

–          شكل الدفع (نقدا, بشيك أو بحوالة)

–         اسم المصرف و اسم الفرع.

–         رقم الشيك أو الحوالة.

–          تاريخ استحقاق الشيك أو الحوالة.

ح‌- يتم إصدار سندات القبض ليس فقط في حال قبض الأموال النقدية وإنما أيضا في حال استلام تبرعات عينية, وتعامل التبرعات العينية كالمشتريات مخزنيا، على أن تقيم في هذه الحالة على حسب سعرها في السوق في تاريخ التسجيل أو بأي قيمة أخرى يحددها مجلس الإدارة في حال عدم توفر القيمة السوقية لها وتدعم بسند استلام مخزني وتقابل بالإيرادات كتبرع . ويصدر بها سند قبض عيني وسند صرف عيني في حالة توزيعها مع الاحتفاظ بكشوف توزيع للمستفيدين ببيانات كاملة. و في هذه الحالة يشترط أن يحتوي سند القبض, بالإضافة إلى المعلومات التي يحتويها سند القبض على ما يفيد باستلام التبرعات بشكل عيني. وعند استلام المواد العينية يقوم المستلم بتحرير نموذج سند استلام مواد عينية (أصل وصورتين) فور استلامها دون تأخير ويوقع عليه حسب الأصول بجانب الختم ويسلم الأصل إلى المتبرع. ثم ترسل جميع سندات استلام المواد العينية إلى أمين الصندوق أو من يفوضه مجلس الإدارة الذي يتولى تسجيلها وتوقيعها ويحتفظ بالصورة الأولى مع سند إدخال المخازن وتبقى الصورة الثانية للسند مع تأشيرة أمين الصندوق أو من يفوضه مجلس الإدارة عليها مسلسلة في نفس الدفتر للمراجعة.

خ‌- التبرعات الخدماتية المقدمة من قبل أشخاص من خارج الجمعية يتم تقييمها حسب مثيلاتها من الخدمات المقدمة التي تدفع للعاملين في المؤسسة، وفي حالة عدم وجود سعر مماثل لها في الجمعية تحسب على سعر السوق في حينه وتسجل كمصاريف رواتب وتقابل بالإيرادات كتبرع ويصدر بها سند قبض مقابل خدمات وسند صرف مقابل خدمات.

خ- تقيد أرقام سندات القبض الملغاة بالتسلسل في السجلات الخاصة وتكتب عليها كلمة “لاغي”, وعلى الموظف المسئول عن الإلغاء رفع تقرير لمنسق دائرة الشئون الإدارية والمالية عن سبب الإلغاء.

د‌-    يجوز وبموافقة المدير التنفيذي وبناء على تنسيب منسق الدائرة استعمال إيصالات مقبوضات فرعية متسلسلة الأرقام لاستعمال أي موظف من موظفي الجمعية الذين تقتضي ظروف عملهم استعمال تلك الإيصال.

 

مادة (19)
1-          جميع المقبوضات يجب اعتمادها من أمين الصندوق أو من يخوله مجلس الإدارة.

2-    يجب وضع كل المبالغ الواردة في البنك بواسطة شخص معتمد من قبل مجلس الإدارة بحيث لا يكون له صلة بمسك الدفاتر.

3-          يجب ألا يعهد لشخص واحد بالقيام بجميع العمليات المحاسبية التي تخص القبص واستلام النقدية.

4-    دفاتر سندات القبض يحتفظ بها مسلسلة بمكان أمين ولا يصرف أي دفتر منها إلا بعد تسلم الدفتر السابق وهذه مسئولية أمين الصندوق العام.

5-          يجب الفصل التام بين المقبوضات والسلفة النثرية.

6-    النسخة الأصلية من سند القبض تعطى للدافع والنسخة الثانية تحفظ في الملف المالي للجمعية والثالثة تبقى في دفتر سندات القبض وتحفظ في حافظة خاصة بعد الانتهاء من كل دفتر.

7-          إيصال القبض يجب اعتماده من أمين الصندوق.

8-          عملية إثبات المقبوضات يجب اعتمادها محاسبياً من إيصالات القبض.

9-    يجب الحصول على موافقة إدارة الجمعيات بوزارة الداخلية خطياً للحصول أو جمع التبرعات مهما كان نوعها أو قيمتها.

 

مادة (20)
1-  تحصيل الاشتراكات يتم من خلال اجتماعات الفرق، بحيث يقوم مسئول كل فريق بجمع الاشتراكات في نهاية كل شهر أو على النحو المناسب لهم، بحيث يقوم مسئول الفريق  بإعداد كشف يوضح أسماء الأعضاء لديه مشاراً إلى المسددين بعلامة مميزة (يفضل توقيع العضو) حتى يتم الحصر. ومن ثم يقوم مسئول الفريق بتسليم الكشف بصورة شهرية مع المبلغ المحصل إلى أمين الصندوق  ليتم إصدار سند قبض بالمبلغ باسم الفريق.

2-  بند رقم (1) إذا لم يكن مناسب، فيتم جمع الاشتراكات من الأعضاء بشكل نصف سنوي بحيث يحدد تاريخ معين لجمع الاشتراكات في مقر المؤسسة الرئيسي.

 

مادة (21)
يترتب على أي موظف أنيطت به صلاحية قبض أموال لحساب الجمعية أن يسلم يوميا ما قبضه منها إلى أمين الصندوق بموجب إيصالات رسمية ومحضر استلام وتسليم حسب الأصول . مادة (22)
أ‌-     يكون أمين الخزينة ضامنا لأي نقص في المبالغ المقبوضة أو أي زيادة في المبالغ المصروفة عن النماذج الواردة بهذا الخصوص.

ب‌-إن كانت هناك صناديق فرعية فإن أمين كل صندوق فرعي ضامن للأموال التي بحوزته.

 

 

مادة (23)
لا يجوز استخدام أموال الجمعية في غير أغراضها. مادة (24)
لا يجوز قبول الشيكات إلا إذا كانت مستوفية للشروط القانونية. مادة (25)
الفصل الخامس: نفقات الجمعية ومصروفاتها
ا- لا يجوز بأي حال من الأحوال صرف أي مبلغ مهما كانت قيمته إلا بعد الموافقة الخطية من الجهة المخولة و صاحبة الصلاحيات بالصرف، وكل المصروفات يجب أن تدعم بمستندات ووثائق تثبت صحتها. ب- كل المستندات المؤيدة للصرف يجب أن تكون أصل ولا تقبل الصورة إلا في حالة الضرورة القصوى (فقدان أصل المستند ) وفي هذه الحالة يجب أن يكتب عليه ” صورة طبق الأصل، بدل فاقد ” ويختم ويوقع عليه من الجهة الموردة أو المتعاقد معها.

ت- تقسم النفقات إلى:

1- نفقات تصرف بعد موافقة المدير التنفيذي على صرفها, وهي جميع النفقات الناشئة عن أحكام  صادرة وفق قوانين الجمعية وأنظمتها, والنفقات الناتجة عن عقود مبرمة حسب الأصول من قبل الجهات المختصة بالجمعية وحسب نصوص العقود, بالإضافة إلى الضرائب والرسوم والمستحقات المالية والتي تلتزم الجمعية بدفعها وفقا للتشريعات المعمول بها. (على أن لا يتعارض ذلك مع النظام المالي الموحد للجمعيات)

3-  نفقات تحتاج إلى الموافقة المسبقة لمجلس الإدارة لصرفها, وتشمل جميع النفقات غير المذكورة في البند رقم(ا) من هذه المادة.

 

مادة (26)
ا- سند الصرف هو الوثيقة المالية الأساسية لإنفاق أي مبلغ من مبالغ الجمعية ويتم تنظيمه من الموظف المختص وفقا للنموذج المقرر ومشتملا على جميع البيانات والإيضاحات والتفاصيل الكافية اللازمة في فقرة (ب) من هذه المادة. و يجب أن تسجل سندات الصرف في الدفاتر حسب تسلسلها.

ب- يجب أن يصدر سند الصرف من ثلاثة نسخ (أصل وصورتين) و يشترط أن يحتوي على المعلومات التالية:

–         اسم الجمعية و عنوانها كاملا.

–          رقم مسلسل.

–         تاريخ الصرف.

–         المبلغ بالأرقام والحروف.

–         نوع العملة.

–         سبب الصرف.

–         اسم المستلم وتوقيعه.

–         ختم الجمعية

ت – في حال الصرف بواسطة شيك أو حوالة فإن سند الصرف في هذه الحالة, بالإضافة إلى المعلومات التي يحتويها سند الصرف النقدي, يحتوي على المعلومات التالية:

–         اسم المصرف واسم الفرع.

–         رقم الشيك أو الحوالة.

–         تاريخ استحقاق الشيك أو الحوالة.

كما يجب أن يرفق بصورة الشيك أو الحوالة.

ث- في جميع الأحوال يجب أن يكون سند الصرف مؤيدا بمستند رسمي (فاتورة ضريبية أصلية) والوثائق المؤيدة لمشروعية الصرف, كطلب الشراء موقع من أمين الصندوق أو من يفوضه والعقود وأوامر الشراء وغيرها من المستندات التي تكمل المجموعة المستندية.

ج- يتم تدقيق سند الصرف قبل صرفه من قسم التدقيق الداخلي بالجمعية يوقع عليه إقرارا بصحته مع مرفقاته من الجوانب القانونية والمالية والمحاسبية.

ح- يصدر سند صرف مستقل لكل عملية صرف مهما كان مبلغها  باستثناء مصاريف صندوق النثرية التي يتم إصدار سند صرف بكل مبلغها عند الاستعاضة، وبعد إتمام عملية الصرف يختم سند الصرف بخاتم (سدد-paid) حتى لا تصرف مرة أخرى.

خ- لا يجوز دفع أي مصروفات بعملات أجنبية دون تحديد سعر الصرف وقت الصرف على سند الصرف.

د- في حال الحاجة إلى إلغاء أي سند صرف بعد إصداره أو كتابته وتسجيله, فإن ذلك يتم من خلال قيد محاسبي بعكس العملية المالية, كما يجب الاحتفاظ بالنسخ الثلاثة من السند (أصل و صورتين) بعد ختمها بختم “لاغي”.

د – يجب الفصل التام بين المصروفات مع الإيرادات ويمنع المقاصة بينهما.

مادة (27)
لا يجوز في أية حالة من الحالات الاستعاضة بخاتم الموظف المختص بدلا من توقيعه على سند الصرف أو أي من الوثائق المرفقة به والتي يقتضي التوقيع عليها حسب الأصول المالية. مادة (28)
أ‌-  إذا كان المبلغ أقل من 500 شيكل يمكن صرفها من صندوق النثرية مباشرة، وما زاد عن 500 شيكل يجب صرفه بشيك من البنك.

ب‌-لا يجوز صرف أي مبلغ يزيد مقداره عن (500) خمسمائة شيكل أو ما يعادلها بالعملات الأخرى إلا بشيك موقع من المخولين بالتوقيع.

ت‌-يجب أن يحمل الشيك اسم المستفيد ثلاثيا على الأقل، والمبلغ كتابة وبالأرقام، وتاريخ استحقاق الشيك قبل تسليمه للمستفيد.

ث‌-يسجل على كعب كل شيك صادر كافة البيانات الأساسية الخاصة بالشيك, مثل اسم المستفيد ومبلغ الشيك وتاريخ الشيك وسبب الصرف باختصار.

ج‌-  يجب أن يوقع المستفيد على صورة الشيك بما يفيد استلامه مصحوبا برقم بطاقته الشخصية.

 

مادة (29)
أ‌-  دفاتر الشيكات الواردة من المصرف وغير المستعملة تعتبر عهدة لدى أمين الخزينة يحتفظ بها في الصندوق الحديدي بالجمعية, كما وتثبت في سجل خاص عند ورودها من المصرف و تستخدم حسب تسلسل أرقامها، وتصرف تباعاً للاستعمال تحت رقابة كافية من قبل مجلس الإدارة .

ب‌-لا يصرف أي دفتر شيكات جديد إلا بعد تسليم الدفتر القديم.

ت‌-يمنع منعاً باتاً التوقيع على شيك على بياض.

ث‌-يمنع منعاً باتاً إصدار شيك لحامله مهما كانت الأسباب.

ج‌- قبل التوقيع على الشيك يجب مراجعة كل المستندات والبيانات التي تثبت صحة عملية الصرف واستيفائها للشروط المطلوبة.

ح‌-  يتم الالتزام بالحدود التي تم تحديدها سابقاً للمصادقة على المصروفات التي ينوي صرفها.

خ‌- تلتزم إدارة المؤسسة ببنود المصروفات طبقاً لما تم تحديده ضمن الموازنة التقديرية سواء للمركز الرئيسي أو الفروع.

مادة (30)
أ‌-     تقوم دائرة الشئون الإدارية والمالية بإعداد وتجهيز كشف الرواتب الشهري المخصص لهذا الغرض (بعد استلام جميع المعلومات ذات العلاقة من الدائرة المختصة), وبعد مراجعته وتدقيقه حسب الأصول يوقعه منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية ويرسل للمدير التنفيذي لاعتماده للصرف حسب طريقة الدفع المعتمدة لدى الجمعية.

ب‌-يتم صرف المرتبات بالطريقة التي نص عليها النظام الموحد للجمعيات (6/2009)

مادة (31)
 


الفصل السادس :المعاملات المصرفية
يفتح حساب مصرفي أو أكثر للجمعية في المصارف المحلية بالعملات التي يراها مجلس الإدارة مناسبة حسب حاجات الجمعية. ولا يجوز صرف أي مبالغ من هذه الحسابات إلا لأغراض الجمعية. مادة (32)
يجب إيداع كافة المبالغ النقدية والشيكات المقبوضة في حسابات الجمعية. مادة (33)
يجب عدم الاحتفاظ بأكثر من 2000 شيكل في الصندوق العام بأي حال من الأحوال أو ما يعادلها لمواجهة الطوارئ. مادة (34)
أ‌-             العمولات والفوائد البنكية المدينة تعد مصروفات تتحملها المؤسسة.

ب‌-        إذا كان هناك فوائد دائنة ناتجة عن المعاملات البنكية تثبت كإيرادات وتتبع حساب المؤسسة.

ت‌-        الفوائد المدينة والدائنة يتم تسويتها شهرياً.

 

مادة (35)
ا- يجب اعتماد ثلاثة توقيعات في البنك بقرار من مجلس الإدارة ويجب أن يوقع على الشيك بتوقيعين من الثلاثة المعتمدة لدى البنك كالأتي:

1.        توقيع أمين الصندوق ( توقيع رئيسي ).

2.        توقيع رئيس المؤسسة.

3.        توقيع نائب رئيس المؤسسة.

ب-  في حال غياب رئيس مجلس الإدارة ينوب عنه مباشرة في التوقيع على الشيكات نائب رئيس مجلس الإدارة.

ث‌-      إضافة إلى التوقيعين المذكورين يجب أن يوضع ختم الجمعية الرسمي على الشيك حتى يصبح قابل للصرف.

 

ج‌-        في حالة التحويلات البنكية بين الحسابات ترسل رسالة إلى البنك بالتحويل موقعة من المخولين بالتوقيع وإحضار قسيمة تحويل ثم يصادق عليها من قبل الرئيس وأمين الصندوق.

ح‌-        يجب إلغاء توقيع العضو المستقيل فوراً وذلك برسالة رسمية من مجلس الإدارة إلى وزارة الداخلية.

 

 

 

مادة (36)
في حال الحاجة إلى فتح اعتماد مستندي لدى البنوك فإن الاعتمادات المفتوحة توقع من الرئيس ومنسق دائرة الشئون الإدارية والمالية. مادة (37)
تحفظ دفاتر الشيكات المستعملة في مكان يحدده منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية ولمدة سنتين على الأقل للرجوع إليها عند الحاجة. مادة (38)
أ‌-     إذا فقد أي شيك مسحوب على الجمعية قبل دفع قيمته يبلغ البنك رسميا بإيقاف صرفه وإلغائه وإعطاء صاحب الاستحقاق شيكا آخر بموافقة البنك وبعد استلام إشعار الإيقاف من البنك والتزامه بعدم صرف الشيك المفقود,  تجري القيود اللازمة لذلك في سجلات الجمعية.

ب‌-الشيكات التي لا تصرف خلال ستة شهور من تاريخ إصدارها يجب إلغاؤها وإصدار شيك جديد ويجب معالجتها محاسبيا.

مادة (39)
في حال إلغاء أي شيك لأي سبب من الأسباب يتم الاحتفاظ به بعد ختمه بختم “لاغي” في موقعه في دفتر الشيكات. مادة (40)
يجب تسطير الشيكات التي تزيد قيمتها عن (1000) ألف شيكل جديد أو ما يعادلها بالعملات الأخرى. مادة (41)
يجب تسطير الشيكات و ختمها بختم “للمستفيد الأول فقط” في الحالات التالية:

–         الشيكات التي تزيد قيمتها عن (3000) ثلاثة آلاف شيكل جديد أو ما يعادلها بالعملات الأخرى.

–         الشيكات التي تمثل الرواتب ومستحقات الموظفين سواء الذين على رأس عملهم أو الذين انتهت أو أنهيت خدمتهم.

–          الشيكات الصادرة لمصلحة المتعاقدين مع الجمعية بتقديم خدمات أو توريد مواد أو تنفيذ أعمال معينة.

مادة (42)
يجوز التحويل من حساب إلى آخر من حسابات الجمعية, و في هذه الحالة يتم إرسال رسالة إلى البنك موقعة من المخولين بالتوقيع على الشيكات حسب المادة رقم (36) بند (ج) من هذا النظام. مادة (43)
الفصل السابع: الأصول الثابتة
 يستخدم مفهوم التكلفة التاريخية في إثبات الأصول الثابتة بحيث يتم قيد هذه الأصول  بثمن الشراء مضافا إليه جميع المصروفات التي أنفقت على الأصل ليصبح جاهزا للاستعمال. ويقفل هذا الحساب عند إعدام الأصل أو التخلص منه، ويتم إظهار الأصل بقيمة رمزية (1) شيكل في حالة استهلاكه دفترياً ولا تزال الجمعية تستفيد منه. مادة (44)
أ‌-     تشكل لجنة للجرد مكلفة من مجلس الإدارة ومكونة من ثلاثة أشخاص على الأقل تتضمن أحد أعضاء مجلس إدارة ومدقق حسابات ، على أن يتم الاحتفاظ بنتيجة الجرد الموقعة من اللجنة في ملف خاص بذلك، وتعالج فروق الجرد بقرار من مجلس إدارة الجمعية  .

ب‌- يجب مسك سجل خاص بالأصول الثابتة في الجمعية يحتوي على البيانات التالية:

–         رقم مسلسل.

–         اسم الأصل

–         وصف الأصل.

–         جهة الاستخدام.

–         عدد الوحدات.

–         تاريخ الشراء أو التوريد.

–          سعر الشراء (تكلفة تاريخية).

–         نسبة الاهتلاك.

–         مجمع الاهتلاك المتراكم.

–         صافي القيمة الدفترية.

–         رقمه.

–         الجهة الموردة.

–         مكان تواجد الأصل.

–         ملاحظات.

 

ت‌-الأصول الموجودة حالياً يجب جردها وإثباتها في سجل الأصول ويتم تقييمها من ذوي الخبرة ويتم إثباتها كأنها جزء من الفائض العام .

ث‌- يجب أن يكون في كل غرفة أو صالة في الجمعية كشف يحتوي على الأصول الموجودة في هذه الصالة وتوضيح الشخص الذي بعهدته هذه الموجودات.

ج‌-  يجب مسك سجل عهدة يوضح عهدة جميع الموظفين من الأصول الثابتة.

ح‌-  في حال سرقة أو فقدان أي من الأصول الثابتة أو الموجودات في الجمعية يجب إخطار دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية بذلك خلال مدة أقصاها أسبوعاً, إضافة إلى الجهات ذات الاختصاص.

مادة (45)
إهلاك الأصول الثابتة يتم وفق ما نص عليه النظام المالي الموحد للجمعيات الاهلية (6/2009) ويحسب استهلاك للأصول كما يلي:

1-    يجب أن تظهر الموجودات الثابتة بالتكلفة وأن يتم استهلاك الموجودات الثابتة حسب طريقة القسط الثابت على مدى عمرها الافتراضي المتوقع وفقا للنسب التالية:

%
10 الأثاث
20 الأجهزة المكتبية
20 حاسوب وبرامج التشغيل وطابعات
15 سيارات
2 مباني
20 مصادر معلومات (كتب)
10 آلات ومعدات
20 شبكات كمبيوتر

2-    إتلاف الأصل أو إعدامه أو بيعه يجب أن يكون بقرار من مجلس الإدارة وإعلام الوزارة قبل الإتلاف أو البيع بأسبوع على الأقل.

 

مادة (46)
الفصل الثامن: المستندات والسجلات والقيود المحاسبية
أ‌-     يتولى منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية بواسطة المحاسبين مسك الدفاتر والسجلات المحاسبية       وتنظيم وضبط الأمور المالية للجمعية.

ب‌- يمكن أن تستخدم الدفاتر والسجلات اليدوية في عمليات إثبات وتسجيل العمليات المالية الخاصة بالجمعية, وكذلك يجوز القيام بالعمليات السابقة باستخدام الحاسوب, وفي هذه الحالة يحدد مجلس الإدارة البرنامج أو البرامج المحاسبية المستخدمة على ضوء ما يقترحه منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية.

 

أي يمكن إتباع إحدى الطريقتين الآتيتين :

[1] طريقة القيد المزدوج ، وتتكون المستندات المحاسبية من :

1-   سند قبض، سند قبض فرعي (إن وجد)

2-   سند استلام مواد عينية

3-   أمر صرف

4-   سند صرف، سند صرف فرعي (إن وجد)

5-   طلبية صرف من المخازن

6-   سند صرف من المخازن

7-   طلب شراء

8-   سند فحص وستلام

9-   سند إدخال للمخازن

كما تتكون السجلات المحاسبية من:

1-   سجل اليومية العادية

2-   سجلات الأستاذ المساعد

3-   سجل حركة الصندوق

4-   سجل الأصول الثابتة

5-   سجل توثيق سندات القبض والصرف.

6-   بطاقة حركة الصنف من المخازن.

[2] استخدام الحاسوب: بحيث يمكن الاستغناء عن السجلات 1 و 2 من الفقرة السابقة في حالة إدارة نظام مالي محوسب لدى الجمعية أو الهيئة مع الاحتفاظ بسجل الأستاذ كامل وسنوي لكل حساب على أن تلتزم الجمعية بتخزين المعلومات الالكترونية بطريقة صحيحة وسليمة والاحتفاظ بها في مكان آمن.

 

مادة (47)
أ‌-               عند استخدام الحاسوب يجب تخزين المعلومات بصورة دورية حرصاً عليها من التلف أو الفقدان.

ب‌-          يجب في نهاية السنة المالية طباعة سجل أستاذ كامل من الحاسوب حسب الأصول أو حين طلب الجهات المختصة.

ت‌-          لا يحق للمسؤول الاعتذار بتلف المعلومات ويجب أخذ الاحتياطات اللازمة للمحافظة عليها.

ث‌-          فيما يتعلق بالدفاتر المالية، لا يجوز أن يكون هناك أكثر من دفتر سند صرف أو قبض يستخدم في نفس اللحظة، بل يكون هناك مسك لدفتر واحد من كلا النوعين (صرف وقبض)، بحيث أي عملية صرف أو قبض يصدر بها سند واحد وذلك حتى يكون هناك تسلسل منطقي للسندات، ولكي يكون رقابة كافية على هذه العمليات.

 

مادة (48)
ا- تزود دائرة الشئون الإدارية والمالية بالسجلات والمستندات (شيكات ودفاتر وإيصالات ونماذج مالية أخرى) اللازمة لمزاولة أعمالها, وتقيد تفاصيلها في دفتر خاص, و يوقع الموظف المختص باستلامها.

ب-إذا ظهر أي نقص أو خطا في السجلات والمستندات المحاسبية المستلمة فعلى الموظف المختص إبلاغ منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية بذلك فورا من أجل اتخاذ الإجراءات اللازمة.

مادة (49)
تكون المستندات المحاسبية التالية أساسا للقيد في الدفاتر المحاسبية:

أ‌-     أوامر الدفع و مستندات الصرف.

ب‌-سندات القبض.

ت‌-الشيكات المسحوبة على الحسابات الجارية والودائع.

ث‌-طلبات التحويل بين الحسابات المختلفة للجمعية.

ج‌-  مستندات القيد المحاسبي للعمليات التي لا تدخل ضمن العمليات النقدية.

ح‌-  أي مستندات أخرى تقتضي طبيعة العمل إضافتها ويكون ذلك بقرار من مجلس الإدارة بعد تنسيب من منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية.

مادة (50)
لا يجوز الكشط أو الشطب أو المسح أو التحشير في أية حسابات أو سجلات, و إنما يجري التصحيح بموجب تسويات محاسبية أو قيود عكسية. وفي حالة الأرقام تصحح الأرقام الخاطئة وتكتب بالحبر الأحمر ويوقع الموظف المسئول بجانب التصحيح. مادة (51)
  الفصل التاسع: المعلومات والتقارير المالية
يتم في نهاية كل شهر إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة ويجري مطابقته مع ما هو مسجل بدفتر الأستاذ المساعد. مادة (52)
 ا) يتم إعداد القوائم المالية للجمعية سنويا وتشمل:

– المركز المالي (الميزانية العمومية)

– حساب الإيرادات والمصروفات

–  قائمة التدفقات النقدية

على أن ترفع هذه التقارير إلى المدير التنفيذي, والذي بدوره يقوم برفعها إلى مجلس الإدارة ومن ثم إلى الجمعية العمومية خلال مدة أقصاها ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية, على أن تقدم هذه التقارير معتمدة من المدقق الخارجي إلى دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية في موعد لا يتجاوز أربعة أشهر من تاريخ نهاية السنة المالية.

ب) يرفع منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية إلى المدير التنفيذي (مرفقا مع القوائم المالية) تقريرا سنويا يوضح فيه الأسباب التي حالت دون تنفيذ أي بند من بنود الموازنة جزئيا أو كليا, وكذلك الأسباب التي حالت دون تحصيل كامل الإيرادات المقدرة فيها.

ج) تقوم دائرة الشئون الإدارية والمالية بإعداد تقارير مالية خاصة حسب الطلب وفق ما يطلبه مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي.

مادة (53)
الفصل العاشر: السلف المالية والأمانات
للرئيس أو من يفوضه الموافقة على إصدار سلفة نفقات لأي موظف لإنفاقها على خدمات عامة لمصلحة الجمعية أو لشراء لوازم لها إن لم يكن بالإمكان تقديم مستندات فورية بشأنها إلى دائرة الشئون الإدارية والمالية, على أن يراعى إخضاعها للتدقيق وعمليات الجرد المفاجئ وفقا للأصول الواجبة بشأنها. مادة (54)
–   يجب اتباع نظام السلفة المستديمة لمواجهة المصروفات اليومية والنثرية والضرورية التي لا تزيد عن 500 شيكل.

–         يجب تعيين شخص محدد يكون مسئول عن عهدة السلفة والصرف منها .

–         صرف السلفة يكون بشيك باسم الشخص المسؤول .

–         تقدر قيمة السلفة بمتوسط مصروفات الشهر أو حسب ما يقرره مجلس الإدارة على أن لا تزيد في كل مرة عن (2000) شيكل وما يعادله .

–         يجب ألا يزيد أي مصروف عن 50 شيكل في المرة الواحدة .

–         لا يسمح بتجزئة الفاتورة الواحدة لعدة فواتير مهما كانت الأسباب .

–         يجب دعم كل عملية صرف بمستندات رسمية .

–   عند استعاضة السلفة ( نهاية الشهر أو نفاذ السلفة أيهما أسبق ) يجب تجهيز كشف بالمصروفات مدعماً بالمستندات الأصلية .

–         يقوم رئيس المؤسسة أو من يفوضه بمراجعة كشف السلفة وتدقيقه واعتماده وتوقيعه .

–         يجب ختم كل المستندات بخاتم صرف ( أو دفعت ) .

–         عند التأكيد من صحة الصرف يتم استعاضة السلفة المستديمة وتصرف بشيك باسم الشخص المسؤول .

–         كشف السلفة يجب أن يشمل على :

( جانب الصرف – المبلغ المصروف )

( جانب القبض ) ويشمل الرصيد السابق – المبلغ المقبوض-رقم الشيك-التاريخ.

 

مادة (55)
تقفل جميع السلف في نهاية الفترة المالية, وإذا انتهت خدمة موظف من الجمعية قبل ذلك فيسترد منه ما تبقى من السلفة. مادة (56)
الفصل الحادي عشر: الموازنة التقديرية
 يتم إعداد موازنة سنوية تقديرية للجمعية كأداة للتخطيط والرقابة المالية بحيث يتم إعدادها وتصنيفها بما يتلاءم والحسابات العامة ومراكز التكلفة للجمعية. ويجوز أن يتم إعدادها بشكل نصف أو ربع سنوي. مادة (57)
ا- يكون إعداد الموازنة السنوية للجمعية من اختصاصات لجنة يسميها مجلس الإدارة خصيصا من موظفي الجمعية لهذا الغرض تسمى (لجنة إعداد الموازنة), ويرأسها منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية بالجمعية.

ب- تشترك جميع إدارات الجمعية في إعداد تقديرات الموازنة بحيث تعكس الموازنة خطة عمل ومهام كل دائرة من هذه الدوائر.

ج- يمكن لمجلس الإدارة الاستعانة بخبرات من خارج الجمعية للمساعدة في إعداد الموازنة إذا دعت الضرورة لذلك.

مادة (58)
تتكون موازنة الجمعية من جدولين منفصلين أحدهما يمثل الإيرادات المتوقعة والآخر يمثل المصروفات المقدرة وتنقسم الموازنة إلى أبواب وفصول وبنود. مادة (59)
يتبع في إعداد الموازنة القواعد المحاسبية والمهنية. وتقدر الإيرادات دون خصم أية نفقات مع عدم تخصيص مورد معين لمواجهة استخدام معين إلا في الحالات التي يقرها مجلس الإدارة, وحسب الاتفاقات الموقعة مع الجهات المانحة ( في حال وجود مثل هذه الاتفاقات). مادة (60)
لا يجوز الالتزام بأية نفقات أو صرفها إلا في حدود المخصصات المدرجة في الموازنة, كما لا يجوز استخدام أية مخصصات في غير الأغراض التي حددت لها في الموازنة. مادة (61)
يجوز نقل المخصصات في الموازنة بعد اعتمادها من باب إلى آخر ومن فصل إلى آخر بعد تنسيب منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية وموافقة مجلس الإدارة. مادة (62)
يجوز خلال السنة رصد مخصصات إضافية بملحق للموازنة السنوية بتنسيب من مدير المالية وموافقة مجلس الإدارة إذا توفرت الموارد اللازمة لذلك. مادة (63)
يبدأ الشروع في إعداد الموازنة السنوية للجمعية  بحد أقصى في بداية شهر نوفمبر من كل عام على أن تقدم إلى مجلس الإدارة للمصادقة عليها في فترة لا تتجاوز الخامس عشر من ديسمبر من نفس العام. مادة (64)
إذا لم تقر الموازنة قبل بداية السنة المالية التي تعود إليها الموازنة لأي سبب من الأسباب يستمر الإنفاق باعتمادات شهرية يصدرها مجلس الإدارة بنسبة 1/12  كل شهر من موازنة السنة السابقة لتغطية النفقات المتكررة والالتزامات المالية للجمعية, على أن  تسوي من الموازنة الجديدة بعد إقرارها. مادة (65)
 الفصل الثاني عشر: أحكام ختامية
يجوز إعدام كل المستندات بعد مرور سبع سنوات على نهاية سنة الحساب ما عدا الميزانيات فيجب الاحتفاظ بها لعشرة سنوات فقط أما تقارير المراجعة فلا يجوز إعدامها نهائياً مع الالتزام بالشروط التالية:

أ‌-     أن تكون الميزانية قد تم اعتمادها من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية.

ب‌-بالحصول على موافقة خطية من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية للإعدام.

ت‌-إعدام المستندات بقرار من مجلس الإدارة.

ث‌-لا تتم عملية الإتلاف إلا بعد أرشفة المستندات والقوائم المالية الكترونيا.

مادة (66)
يحق لمجلس الإدارة وضع السياسات المالية التي يراها مناسبة لتسيير أعمال الجمعية وذلك فيما لا يخالف النظام المالي الموحد للجمعيات الأهلية غير الحكومية العاملة في فلسطين. مادة (67)
على إدارة الجمعية الالتزام بأية قوانين أو تعليمات مالية أو محاسبية تصدر عن وزارة الداخلية فيما ينظم عمل الجمعيات الأهلية غير الحكومية. مادة (68)
ا- على كل موظفي دائرة الشئون الإدارية والمالية الالتزام بالقواعد الأخلاقية لمهنة المحاسبة وتدقيق الحسابات وعلى رأسها احترام سرية المعلومات التي يتعاملون بها, وأن واجب السرية يمتد إلى ما بعد انتهاء علاقة الموظف بالجمعية.

ب- كل موظف يخل بقواعد آداب وسلوكيات المهنة يعرض نفسه للمسائلة القانونية والعرفية.

مادة (69)
لا يجوز سحب أي مستند والاطلاع عليه بعد تمام الحفظ إلا بناء على طلب كتابي من طالبه يوافق عيه منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية, و يخصص سجل لإثبات عمليات الاطلاع على المستندات, يوضح عليه سبب السحب و يثبت في الدفاتر وتجري هذه العملية تحت مسئولية ورقابة منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية. مادة (70)
يتم في نهاية كل عام و بقرار من مجلس الإدارة تشكيل لجنة للجرد السنوي لا تقل عن ثلاثة أشخاص و يرأسها عضو مجلس إدارة في الجمعية, و تكون مهمتها جرد الموجودات الفعلية لدى الجمعية ومطابقتها بما هو مثبت في الدفاتر وتحديد الفرو قات سواء بالعجز أو الزيادة ولمجلس الإدارة الحق في البت في أمر معالجة الفروق في حال وجودها. مادة (69)
يقرر مجلس الإدارة سياسة التأمين على موجودات الجمعية ويعتبر رئيس الجمعية مسئولا عن تنفيذ هذه السياسة.

 

مادة (70)
في حال طلب الجهة المانحة الممولة لمشروع أصل المستند فإنه يجب عليها أن تختم على صورة المستند بخاتم الجهة المانحة بما يفيد استلامهم للأصل وتسلمه للجمعية مع كشف بجميع المستندات التي تم استلامها. ويجوز ختم الصورة طبق الأصل من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية قبل تسليمها للجهة المانحة. مادة (71)
تعتبر الملاحق الخاصة بدليل الحسابات ونظام المشتريات جزءا لا يتجزأ من هذا القانون. مادة (72)

 ملحق رقم (1)

نظام المشتريات
يهدف هذا النظام إلى:

1-   تنظيم عملية الشراء والرقابة عليها.

2-   ربط عمليات الشراء مع النظام المالي للجمعية.

3-    تحقيق أقصى درجات الكفاءة الاقتصادية

4-   حماية المال العام للجمعية من تأثير المصالح الشخصية على إجراءات الشراء.

5-    العمل على توفير معاملة عادلة للموردين والمقاولين.

مادة (1)
يتم تشكيل لجنة مشتريات بالجمعية تكون مهمتها إقرار عمليات الشراء الخاصة بالجمعية ومتابعة تنفيذها وتتكون من:

– أمين الصندوق رئيسا

– محاسب المؤسسة عضوا

– عضو مجلس إدارة

– مندوب عن الوحدة طالبة الشراء عضوا

– عضو عن المجتمع المحلي أو عن الجهة المانحة في حال المشاريع الممولة (في حال رغبة مجلس الإدارة أو الجهة المانحة في ذلك)

 

 

مادة (2)
تكون  صلاحيات لجنة المشتريات ما يلي:

ا- اتخاذ القرار النهائي بشأن الشراء أو عدمه.

ب- الإشراف على المناقصات وعمليات الشراء التي تقوم بها الجهات الخاضعة لأحكام هذا القانون.

ج- اعتماد المواصفات الفنية التي تقدمها الجهات الخاضعة لأحكام هذا القانون.

د- استلام عطاءات المناقصات وفتح المظاريف والتحقق من اشتمالها على المستندات المطلوبة ومراجعتها والبت في قبول أو رفض العطاء.

ه- اتخاذ قرار الترسية بشان العطاءات.

و- إلغاء المناقصة وإعادة طرحها.

ز- تأهيل الموردين والمقاولين بالتنسيق مع الجهات المعنية.

ح- تطبيق الجزاءات المنصوص عليها في هذا القانون على الموردين والمقاولين وفقا لما يرد إليها من الجهات المعينة من بلاغات عن المخالفات والتقصير.

ط- البت في تظلمات الموردين والمقاولين المتعلقة بالتأهيل المسبق وبإجراءات المناقصة وغيرها من أساليب التعاقد.

ي- أية اختصاصات أخرى يصدرها مجلس الإدارة.

مادة(3)

 

لمجلس الإدارة الحق في تشكيل ما يراه مناسبا من لجان فرعية, سواء من بين أعضائه أو من ذوي الخبرة من خارج الجمعية, لدراسة مسائل معينة خاصة بالعطاءات والمشتريات أو لمساعدة لجنة المشتريات.

 

 

مادة (4)
تحدد مسئوليات إدارة المشتريات واللوازم فيما يلي:

ا-  توفير ما يلزم من احتياجات الجمعية من مواد ومستلزمات وآلات ومعدات ولوازم بما يكفل تأديتها لأهدافها.

ب- توفير الاحتياجات وفقا للأسس الاقتصادية وذلك بمراعاة أن تتم عمليات الشراء وفق الأسس العلمية بما يضمن الحصول على أفضل جودة وبأنسب الأسعار وبأفضل الشروط المالية (وقت, شروط دفع, خصومات, …الخ).

ج- المساهمة في تحديد الموردين الذين تتعامل معهم الجمعية بما يضمن وجود مصادر مناسبة للتوريد.

د- الاشتراك في تحديد المناسيب المخزنية (الحد الأعلى والحد الأدنى ونقطة إعادة الطلب)

مادة (5)
ا- تبدأ عملية الشراء بإصدار طلب شراء (حسب النموذج) من الدائرة الطالبة للشراء يحول لدائرة الشئون الإدارية والمالية, التي بدورها تناقش إمكانية تنفيذ الطلب في ضوء الموازنة الخاصة بالسنة.

ب- بعد إقرار  طلب الشراء من دائرة الشئون الإدارية والمالية يتم تحويله إلي لجنة المشتريات بالجمعية.

ج- بعد إقرار طلب الشراء من قبل لجنة المشتريات تبدأ عملية الشراء حسب ما ينص عليه النظام.

مادة (6)
تنفذ عمليات الشراء كما يلي:

1 – 2000   شيكل – شراء مباشر. (صلاحية أمين الصندوق)

2001  -10000  شيكل- استدراج عروض أسعار مكتوبة. (يبت فيها رئيس الجمعية وأمين الصندوق وعضو مجلس ادارة)

ما زاد عن10000  شيكل مناقصة عامة. ويكون البت فيها لأعضاء اللجنة والخبراء أما في حال زاد مبلغ المناقصة عن 20000 شيكل, فالبت فيها يكون لمجلس الإدارة.

مادة (7)
استدراج الأسعار يتم بالاتصال ويتم بعدد محدود من الموردين لا يقل عن ثلاثة والطلب منهم تقديم عروض أسعار مكتوبة دون طرح الأمر في شكل مناقصة, أما المناقصة العامة فهي التي يتم الإعلان عنها في وسائل الإعلام (صحف ومجلات, إذاعة و تلفزيون… الخ). مادة (8)
جميع مداولات لجنة المشتريات واللجان الفرعية (في حال تشكيلها) سرية وعلى جميع العاملين فيها مراعاة تلك السرية وعدم الإفصاح عن أية معلومات إلا بموافقة خطية من الرئيس المباشر. وتحفظ أعمال اللجان في سجلات خاصة (سجلات المشتريات). مادة (9)
يلتزم أي عضو مجلس إدارة أو لجنة أو أي شخص مكلف يشارك في أعمال المناقصات بالامتناع عن المشاركة في جميع إجراءات ومداولات لجنة المشتريات الخاصة بالعملية التي له فيها مصلحة مباشرة. ويقصد بالمصلحة المباشرة أن يكون العضو أو الشخص المكلف أو زوجه أو ابنه أو أحد أقاربه من الدرجات الأولى والثانية والثالثة هو صاحب العطاء أو يملك حصة فيه أو يكون عضو مجلس إدارة الجهة مقدمة العطاء أو موظفا فيها أو وكيلا عنها أو كافلا لها. مادة (10)
يحظر على أعضاء مجلس الإدارة والموظفين بالجمعية التقدم بالذات أو بالواسطة بعطاءات أو عروض للجمعية, كما لا يجوز شراء سلع منهم أو بتكليفهم بأية أعمال تجارية لصالح الجمعية. مادة (11)
يخصص صندوق محكم لإيداع العروض الخاصة بالمشتريات والعطاءات ويكون في مكتب منسق دائرة الشئون الإدارية والمالية وتحت إشرافه ومسئوليته. مادة (12)
الشراء المباشر يكون لأمور خاصة بالمشتريات اليومية العادية مثل الخضروات والفواكه والمحروقات بأنواعها ومواد الضيافة والتنظيف وما شابه. وتتم عملية الحاجة دون استدراج عروض أسعار. مادة (13)
يلتزم الموردون والمقاولون الراغبون في الاشتراك في المناقصات بإثبات ما يؤهلهم  لذلك باستيفاء المعايير والشروط التي تحددها لجنة المشتريات. مادة (14)
يجب على لجنة المشتريات قبل طرح أية مناقصة أن تقوم بوضع مواصفات دقيقة للسلعة أو الخدمة المراد شراؤها, وكذلك تحديد مستندات ووثائق المناقصة الواجب تقديمها, والأوضاع الخاصة بالتعديلات وأية إيضاحات أخرى. مادة (15)
عند طرح مناقصة فإن الإعلان عنها يجب أن يشمل بوجه خاص موضوع المناقصة والجهة المشترية وطريقة الحصول على السلعة أو الخدمة المطلوبة ومبلغ الضمان والوثائق الواجب تقديمها والموعد النهائي للتقديم وأية بيانات أخرى تراها لجنة المشتريات ضرورية لهذا الغرض. مادة (16)
تحدد لجنة المشتريات كيفية استلام العطاءات في كل مناقصة ( شخصيا , بالبريد المسجل بعلم الوصول قبل الميعاد المحدد أو عن طريق البريد الالكتروني). مادة (17)
تحدد لجنة المشتريات المدة اللازمة لتقديم العطاءات. ويجوز للجنة أن تمدد هذه المدة بعد التشاور مع مجلس الإدارة وتقديم المبررات اللازمة لذلك. مادة (18)
لا يجوز بأي حال من الأحوال استلام عطاء يرد بعد انتهاء المدة المحددة لتقديم العطاءات. مادة (19)
تحدد لجنة المشتريات قيمة وشكل ومصدر الضمان الابتدائي (ضمان العطاء) الواجب تقديمه في كل مناقصة. مادة (20)
تقوم لجنة المشتريات بفتح مظاريف العطاءات في الزمان والمكان المحددين في الإعلان عن المناقصة, وذلك بحضور أصحاب العطاءات أو مندوبيهم على أن يتم إعلان اسم وعنوان صاحب كل عطاء يفتح عطاؤه وقيمة العطاء وتدون نتائج فتح المظاريف في محضر يسمى ” محضر فتح المظاريف” يتم التوقيع عليه من قبل أعضاء اللجنة حسب الأصول. مادة (21)
يجب أن يؤدي مع كل عطاء ضمان ابتدائي( ضمان العطاء) يحدد المجلس مبلغه ومضمونه وشكله ومصدره ضمن شروط الإعلان، ويجب أن تتضمن وثائق العطاء شروط وأحكام الضمان، وأحكام المطالبة بمبلغه وعلى اللجنة وضع جدول لقيمة ونسبة الضمان الابتدائي حسب قيمة المناقصة ونوعها، ويجب إعادة هذا الضمان إلى الموردين أو المقاولين دون توقف على مطلب منهم عقب انتهاء إجراءات الشراء. المادة (22)

 

تقوم لجنة المشتريات بإحالة العطاءات بعد فتح مظاريفها والبت فيها إلى مجلس إدارة الجمعية لاعتماد الجهة الموردة، ولها إعادة تقييم العطاءات، ويجوز للجنة أن تطلب من أصحاب العطاءات بعض الإيضاحات عن عطاءاتهم دون أن يؤدي ذلك إلى أي تغيير في مسالة جوهرية في العطاء أو في السعر، كما يجوز لتلك الجهة أن تصحح الأخطاء الحسابية التي تظهر أثناء فحص العطاءات على أن تقوم بإبلاغ مقدميها عنها.

 

المادة (23):

 

ا- يجب على لجنة المشتريات تقييم العطاءات وفقا للمعايير الواردة في وثائق المناقصة على أن يرفض العطاء في الحالات التالية:

1 – عدم أهلية صاحب العطاء.

2-  إذا لم يكن العطاء مؤهلا للقبول.

3 – إذا قام صاحب العطاء بتقديم رشوة أو أية إغراءات لموظف في الجهة المشترية أو في جهة حكومية أخرى.

ب- يجوز استبعاد العطاء في حالة عدم قبول المورد أو المقاول تصحيح الخطأ الحسابي الوارد في عطائه.

ج- يجوز للجنة المشتريات إلغاء العطاء إذا زادت مبالغ العطاء المقدمة من جميع الشركات عن المبلغ المرصود للعطاء سواء من قبل الجمعية أو الممول.

المادة (24)

 

لا يجوز إفشاء المعلومات المتعلقة بفحص العطاءات وتقييمها والمقارنة بينها قبل الترسية، على أنه يجوز لذوي الشأن والإطلاع على سجل الشراء في الأحوال المقررة قانونا.

ولا يجوز للجهة المشترية الدخول في مفاوضات مع أي مورد أو مقاول بشأن عطاءه.

مادة (25)
تضع لجنة المشتريات النظام الخاص بتحديد المعايير التي يتم على أساسها إجراء المقارنة بين العطاءات على أن تكون هذه المعايير موضوعية وقابلة للتقدير الكمي، ويكون السعر هو المعيار الأساسي في حالة استيفاء المعايير الفنية والمعايير الأخرى، ويجب أن تتضمن وثائق المناقصة المعايير التي تستند إليها الجهة المشترية لاختيار العطاء الفائز والوزن النسبي لتلك المعايير بما في ذلك وقت التنفيذ والصيانة والتشغيل وشروط الدفع، وغير ذلك من الضمانات الأخرى، ويجب إرساء المناقصة على صاحب العطاء الأفضل شروطا والأقل سعرا بعد توحيد أسس ومعايير المقارنة بين العطاءات، وذلك على النحو الذي تحدده اللائحة التنفيذية ويجوز للجنة المشتريات أن يطلب من صاحب العطاء الفائز إثبات أهليته من جديد، وإلا رفض عطاؤه في حالة عدم استجابته. مادة (26)
تقوم لجنة المشتريات بإصدار قرار الترسية على العطاء الذي تحقق من أنه العطاء الفائز وفقا لمعايير التقييم، ويتم الإعلان عن جميع قرارات الترسية على لوحة الإعلان بالجمعية, و يجوز الإعلان عنها في إحدى أو كل الجرائد المحلية إذا رأت لجنة المشتريات أو مجلس الإدارة ذلك. وتقوم الجهة المشترية (الجمعية أو الممول) بإرسال خطاب الرغبة المبدئية إلى صاحب العطاء الذي تقرر إرساء المناقصة عليه، ليتسنى له تقديم ضمان التنفيذ حسب شروط وثائق المناقصة، على أن تخطره بقرار الترسية خلال ثلاثة أيام من تاريخ صدور القرار. المادة (27)
يجب على صاحب العطاء الفائز بالمناقصة أن يؤدي ضمان التنفيذ الذي يحدد المجلس مبلغه خلال المدة وفقا للقواعد التي تحددها اللائحة التنفيذية. المادة (28)
يكون ضمان التنفيذ ضامنا لحسن تنفيذ العقد ويجب رده بعد إتمام التنفيذ طبقا لنصوص العقد، ولا يؤدي ضمان التنفيذ إذا قام صاحب العطاء الفائز بتوريد جميع السلع التي رسا عليه توريدها وقبلتها الجهة المشترية خلال المدة المحددة لأداء هذا الضمان.  

المادة (29)

يصبح العقد نافذا فور صدور الترسية على صاحب العطاء الفائز، ويجب تحرير العقد طبقا للعقود النموذجية المعتمدة من لحنة المشتريات كلما أمكن ذلك، ويوقع العقد بين الجهة المشترية وبين من تمت الترسية عليه، وذلك في مدة أقصاها ثلاثون يوما من تاريخ صدور قرار الترسية. ويبدأ تنفيذ العقد من تاريخ إرسال خطاب الترسية أو من أي تاريخ يحدده هذا الخطاب. المادة (30)
إذا خالف المورد أو المقاول أي حكم من الأحكام المنصوص عليها في هذه اللائحة فإنه يجوز أن يوقع عليه أيا من الجزاءات التالية:

– رفض العطاء.

– الإنذار برفض العطاء.

– تخفيض الدرجة.

– الحذف من سجل إجراءات الشراء لمدة معينة أو بصفة دائمة.

– إيقاف أو إلغاء عقد الشراء.

وفي جميع الأحوال يخطر المورد أو المقاول بالقرار الصادر ضده بموجب كتاب مسجل بعلم الوصول على عنوانه المبين بعطائه أو بالعقد بحسب الأحوال.

المادة (31)
يجوز لأي مورد أو مقاول قبل نفاذ العقد، يدعي أنه تعرض أو ربما يتعرض لخسارة أو ضرر بسبب إخلال الجهة المشترية بواجب يفرضه القانون، أن يطلب من الجهة طالبة التعاقد أو لجنة المشتريات بحسب الأحوال إعادة النظر في أي إجراء من إجراءات المناقصة أو أي قرار يتعلق بها، وذلك خلال عشرة أيام من تاريخ العلم بالإجراء أو القرار بالنسبة للمناقصات الدولية.

وتصدر الجهة المقدم إليها الطلب قرارها فيه خلال ثلاثين يوما من تاريخ تقديمه، ويجب أن يكون القرار الصادر بالرفض مسببا، ويعتبر عدم إصدار القرار في الطلب خلال الأجل المشار إليه بمثابة رفض ضمني له.

وتحدد اللائحة التنفيذية الحالات التي لا تخضع لإعادة النظر.

المادة (32)
يجوز للمورد أو المقاول التظلم إلى لجنة في أي من الحالات الآتية:

–         إذا استحال تقديم طلب إعادة النظر أو قبوله بسبب نفاذ العقد.

–         إذا صدر قرار برفض طلب إعادة النظر صراحة أو ضمنا.

–         إذا صدر أي قرار أو إجراء بشأن المناقصة، ولم يعلم به المورد أو المقاول إلا بعد نفاذ العقد.

ويقدم التظلم خلال عشرة أيام بالنسبة للمناقصات المحلية وعشرين يوما بالنسبة للمناقصات الدولية من تاريخ العلم بالقرار أو الإجراء.

المادة (33)
تصدر لجنة المشتريات قرارا مسببا في التظلم خلال ثلاثين يوما من تاريخ تقديمه، ولها أن تقرر عند البت في التظلم اتخاذ تدبيرا واحدا أو أكثر ويكون للمتظلم الحق في الطعن في القرار الصادر عن لجنة المشتريات أمام مجلس الإدارة خلال ثلاثين يوما من تاريخ إخطاره بالقرار. المادة (34)
يجوز التعاقد بطريق المناقصة المحدودة في أي من الحالات الآتية:

1.     إذا لم تكن السلع أو الإنشاءات أو الخدمات متوفرة بسبب طبيعتها التخصصية الدقيقة إلا لدى عدد محدود من الموردين أو المقاولين أو الاستشاريين أو الفنيين أو الخبراء.

2.     إذا كانت السلع أو الإنشاءات أو الخدمات قليلة القيمة بحيث لا تتناسب مع الوقت والتكلفة اللازمين لفحص وتقييم عدد كبير من العطاءات.

3.     إذا كان الشراء من عدد من الموردين أو المقاولين أو الاستشاريين أو الفنيين أو الخبراء ضروريا لمصلحة الجمعية كما يراه مجلس الإدارة.

المادة (35)

 

توجه الدعوة لتقديم العطاءات في المناقصة المحدودة لجميع الموردين أو المقاولين المشتغلين بنوع النشاط الخاص بموضوع المناقصة والمقيدين بسجلات لجنة المشتريات تتضمن كافة البيانات الواجب ذكرها عن المناقصة المحدودة وذلك في الحالتين المنصوص عليهما في البندين (1،2) من المادة السابقة، كما توجه الدعوة لأكبر عدد منهم في الحالتين المنصوص عليهما في البند (2)، ويجوز تسليم الدعوة بأية طريقة أخرى مناسبة مع إثبات تاريخ تسليمها لأصحاب الشأن بعد توقيعهم بالاستلام، على أن توجه الدعوة قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف بخمسة عشر يوما على الأقل، وذلك كله وفقا للقواعد التي تحددها لجنة المشتريات. المادة (36)

 

يتم استخدام أسلوب الشراء المباشر في الحالات التي يتم فيها اللجوء مباشرة إلى أي مصدر واحد لشراء الأصناف المطلوبة دون الحاجة إلى الاتصال بعدة موردين لاستدراج العروض منهم، ويندرج تحت هذا الأسلوب عدة أساليب فرعية تقوم بها إدارة المشتريات واللوازم أو من قبل المسئول المعني وتشمل:-

1.     الشراء العادي اليومي: ( خضار –فواكه- مشروبات- محروقات- تحويل العملات……الخ).

2.     الشراء المستعجل: ( أدوية-….).

3.     الشراء النثري: ( مواد الضيافة- أدوات ومواد التنظيف-…..الخ)

المادة (37)

 

يجوز التعاقد بطريق الشراء المباشر في كل من الحالات الآتية:

1.     إذا لم تتوافر السلع أو الإنشاءات أو الخدمات إلا لدى مورد أو مقاول معين، ولا يوجد لها بديل مقبول.

2.     الحالات العاجلة التي لا تحتمل إتباع إجراءات المناقصة بجميع أنواعها أو الممارسة.

3.     حالة الكوارث التي تسبب في حاجة ملحة إلى السلع أو الإنشاءات أو الخدمات والتي لا يحتمل معها إتباع إجراءات المناقصة العامة.

4.     حالات الشراء لغرض البحث أو التجريب أو الدراسة أو التطوير.

5.     إذا كان الشراء من مورد أو مقاول معين ضروريا لتعزيز مركز الجمعية وتحقيق أهداف ومصالح لها مثل الحصول على ميزات معينة كتخفيضات في الأسعار.

6.     ويكون الشراء المباشر بطلب تقديم اقتراح أو عروض الأسعار، وذلك كله وفقا للإجراءات التي تحددها لائحة المشتريات.

7.      إذا كان الوقت وتكلفة الدراسة والتقييم لا يتناسبان مع قيمة الخدمات المطلوبة.

8.      إذا كان المبلغ لا يزيد عن 2000  شيكل.

المادة (38)

 

يشترط عند تقديم طلب الشراء باستخدام أحد أساليب الشراء المباشر التي تستدعي تحضير طلب شراء وأن يتم تقديم الأسباب التي تدفع إلى استخدام أسلوب الشراء المباشر وليس الشراء بالممارسة أو الشراء بالمناقصة. المادة (39)

 

يتم تنفيذ عملية الشراء باستخدام أسلوب الشراء بالممارسة من خلال استدراج العروض من عدة مصادر توريد تعتمدها لجنة المشتريات ويوافق عليها، ويتم تحليلها والمفاضلة فيما بينها واختيار العرض الذي يتناسب أكثر مع مصلحة الجمعية، ويتم إتباع إجراءات الشراء بالممارسة لتنفيذ غالبية عمليات الشراء في الجمعية. المادة (40)

 

يجوز التعاقد بطريقة التفاوض التنافسي في أي من الحالات الآتية:

1-     السلع التي لا يمكن تحديدها بمواصفات دقيقة.

2-     الأعمال الفنية التي تقتضي بحسب طبيعتها تنفيذها بمعرفة فنيين أ أخصائيين أو خبراء معينين.

3-     السلع أو الإنشاءات أو الخدمات التي تقتضي بحسب طبيعتها أو الغرض من الحصول عليها أن يكون شراؤها من أماكن إنتاجها.

4-     التوريدات والإنشاءات والخدمات التي لم تقدم عنها أية عطاءات في المناقصات أو قدمت عنها عطاءات بأسعار غير مقبولة وكانت الحاجة لها لا تسمح بإعادة طرحها في مناقصة عامة أو محدودة.

5-     في حالة الكوارث والضرورة العاجلة التي تتسبب في حاجة ملحة إلى السلع أو الإنشاءات أو الخدمات والتي لا يحتمل معها إتباع إجراءات المناقصة العامة.

 

المادة (41)

 

توجه الدعوة لتقديم العروض في الممارسة إلى أكبر عدد من المشتغلين بنوع النشاط موضوع الممارسة، وذلك على النحو الذي تحدده لجنة المشتريات بالجمعية. المادة (42)

 

تجرى الجهة المشترية – في حالة إتباع إجراءات الممارسة- من خلال وحدة المشتريات واللوازم لإجراء مفاوضات مع أصحاب العروض أو مندوبيهم، وعلى الجهة المشترية إبلاغ أصحاب العروض المشتركين في الممارسة بأية اشتراطات أو توجيهات أو وثائق أو معلومات ذات صلة بالممارسة. المادة (43)

 

تطلب الجهة المشترية – من خلال وحدة المشتريات واللوازم- بعد انتهاء المفاوضة مع أصحاب العروض المقبولة أن يقدموا في الموعد الذي تحدده أفضل عروض نهائية لديهم، وتختار الجهة أفضل هذه العروض، وذلك كله وفقا للقواعد التي تحددها لجنة المشتريات. المادة (44)

 

تراعي السرية في المفاوضات بين الجهة المشترية وأصحاب العروض، ويحظر أن يكشف أي من الطرفين عن أية معلومات تقنية أو سعرية تتعلق بالمفاوضات بدون موافقة الطرف الآخر، مع مراعاة الأحكام الخاصة بالإطلاع على سجل إجراءات الشراء المنصوص عليها في هذه اللائحة. المادة (45)

 

عند القيام بعملية الشراء يجب إتباع الخطوات التالية:

1-     تقوم الجهة الطالبة للشراء بتعبئة طلب نموذج طلب الشراء وتحدد فيه الجهة المستفيدة للمواصفات الفنية اللازم توفرها في العين موضع الشراء بصورة دقيقة.

2-     يتم تحديد الكمية والوزن ( إن تطلب الأمر) المطلوب ويوقع على الطلب منسق الوحدة ” طالبة الشراء”.

3-     يحول طلب الشراء إلى وحدة الشئون الإدارية والمالية .

المادة (46)

 

تعلن أسباب القرارات الخاصة بإرساء المناقصة العامة أو المناقصة المحدودة أو الممارسة أو طلب عروض الأسعار أو طلب تقديم اقتراحات أو بإلغاء أي منها أو باستبعاد العطاءات، في لوحة تخصص لهذا الغرض في مكان ظاهر للجميع وذلك لمدة أسبوع واحد لكل قرار، كما يتم إخطار مقدمي العطاءات بخطابات مسجلة مصحوبة بعلم الوصول على عناوينهم الواردة عطاءاتهم. المادة (47)

 

يحظر على المورد أو المقاول القيام بأي فعل من الأفعال الآتية:

1.     التأثير على نتائج المناقصة أو قرار الترسية بهدف إزالة المنافسة كتقديم الرشاوى والإغراءات لأي موظف في الجهة المشترية أو المجلس أو أية جهة حكومية.

2.     الحصول على معلومات عن المناقصة بطرق غير مشروعة.

3.     التواطؤ مع المقاولين أو الموردين المشاركين في المناقصة.

4.     القيام بأية ممارسات تؤدي إلى الاحتكار.

 

المادة (48)

 

ملحق (2)

الرواتب

مادة (1) قبل ثلاثة أيام من انتهاء الشهر يقوم المحاسب وبالتنسيق مع المدير المالي والإداري بعمل ما يلي:

1-    تحضير قسيمة الدفع للموظف واحتساب الإضافات للراتب والخصميات حسب سجل الحضور وتسجيل ما يلي:

–         تسجيل سلف الموظفين.

–         تسجيل خصم عن إجازات بدون راتب.

–   تحضر القسيمة بنسختين أحدها للموظف والثانية لملف الموظف الشخصي على أن يوقع كلاهما من المدير المالي والإداري، والموظف عند الدفع.

–   إعداد كشف الرواتب الشهرية استنادا إلى قسائم كل موظف وترفق معها قائمة رواتب الشهر الماضي.

 

2-          يشمل كشف الرواتب:

–         اسم الموظف.

–         رقم الهوية.

–         الحالة الاجتماعية.

–         عدد المعالين .

–          الراتب الأساسي.

–         الإضافات.

–         الاستقطاعات مثل الضرائب وصندوق الادخار،إن وجد.

–         صافي الراتب للدفع.

 

3-          يقوم المدير المالي والإداري بمراجعة كشف الرواتب الشهرية ومقارنتها برواتب الشهر الماضي.

 

مادة (2) 1-          يوقع  كشف الرواتب الشهرية من قبل المدير المالي والإداري والمدير المالي للمؤسسة.

2-    في حالة اعتماد نظام الدفع المباشر عن طريق البنك، يقوم المساعد الإداري بإعداد رسائل تحويل مباشر إلى حسابات الموظفين في البنك.

3-          في حالة اعتماد نظام الدفع عن طريق الشيكات، يقوم المساعد الإداري بإعداد الشيكات.

4-          يقوم المدير المالي والإداري بمراجعة رسائل التحويل أو الشيكات قبل توقيعها.

5-          تقدم رسائل التحويل أو الشيكات إلى المفوضين بالتوقيع للتوقيع.

6-          ترسل رسائل التحويل إلى البنك أو تسلم الشيكات إلى الموظفين من قبل المساعد الإداري.

7-          تسجل القيود المحاسبية  للرواتب في السجلات المحاسبية.

 

 

مادة (3) تحويل الاستقطاعات للجهات المعنية (التأمين والضريبة  وغيرها).

 

مادة (4) في نهاية العام يتم عمل استحقاقات نهاية الخدمة حسب قانون العمل المعمول به في فلسطين.

 ملحق (3)

مالية الفروع

  • يسلم إلى أمين صندوق فرع دفتر سندات قبض ودفتر سندات صرف ويوقع منه عليهما بالاستلام على دفتر لتسليم السندات .
  • لا يسلم بدلاً من أي منهما إلا بعد تسليمه الدفتر القديم .
  • تحصيل الرسوم لكل منطقة في الفرع التابع لها .
  • يجب إيداع التحصيلات في حساب المؤسسة بالبنك يومياً .
  • يجهز كشف شهري يبين فيه اسم الدافع ورقم إيصال الدفع والمبلغ وإيصالات الإيداع في البنك بالمبالغ الواردة موقعاً عليه أمين صندوق الفرع ورئيس مركز الفرع .
  • تعد موازنة تقديرية للفروع وتفصل شهرياً ( ما عدا إيجار الفرع والأثاث ) وتقدم للمركز بغزة.
  • عند اعتماد الموازنة تصرف المبالغ المعتمدة شهرياً بشيك وتعامل معاملة السلفة المستديمة
  • الإيجار يصرف سنوياً بشيك من مجلس الإدارة مباشرة .
  • بخصوص الأثاث يقدم طلب بالشراء وحين اعتماده من مجلس الإدارة يتم الشراء والاستلام حسب الأصول ويتم الصرف بشيك من المركز مباشرة .
  • عند نفاذ السلفة المستديمة أو في نهاية الشهر أيهما أسبق يقدم كشف مصاريف السلفة مؤيداً بالمستندات اللازمة موقع عليه من أمين الصندوق ورئيس الفرع .
  • يحب مراجعة الكشف من قبل أمين الصندوق العام بغزة أو من ينوب عنه واعتماده أو إبداء الملاحظات عليه وحين الاعتماد يتم استعاضة السلفة .
  • إذا جد أي أمر طارئ يستلزم مصروفات على رئيس الفرع تقديم طلب بذلك إلى مجلس الإدارة للمصادقة والصرف حسب ما يراه مناسب .
  • يجب تجهيز جرد بالأثاث الموجود في الفرع ويحفظ منه صورة في مركز الفروع وصورة تسلم للمركز في غزة .
  • يجب تجهيز كشف بالجرد كل عام .
  • أي موضوع لم يرد به نص يحق لمجلس الإدارة اتخاذ القرارات اللازمة لذلك.